Rezeptbuch Pro – ein spezialisiertes Betriebsmodell für Spirituosenbetriebe - Open Source und kostenlos

 

Rezeptbuch Pro ist deutlich mehr als eine klassische Rezepturverwaltung. Das Programm bildet die Arbeitsweise eines Spirituosenbetriebs in einem zusammenhängenden Modell ab: Rezepturen, Rohstoffe, Zwischenprodukte, Fertigwaren, Ausstattungen, Lagerbestände, Buchungen, Losnummern, Dokumente, Spezifikationen, Lieferscheine, Arbeitsaufträge und Auswertungen greifen auf dieselbe Datenbasis zurück.

Der zentrale Gedanke lautet:

Alles ist eine Rezeptur.

Das bedeutet: Nicht nur ein Likör oder eine Spirituose ist eine Rezeptur. Auch Zucker, Alkohol, Aroma, Flasche, Etikett, Karton, Ausstattung, Muster oder Notiz können im System auf derselben Grundlage verwaltet werden. Dadurch entstehen Berechnungen, Lagerführung, Kalkulation, Rückverfolgung und Dokumentation nicht als getrennte Insellösungen, sondern als verschiedene Sichten auf dieselben Daten.

Rezepturen als Grundlage des gesamten Systems

Die Rezeptur ist das zentrale Element von Rezeptbuch Pro. Sie kann eine einfache Rohware ohne eigene Zutaten sein oder ein komplexes Produkt mit vielen Unterrezepturen. Aus Rezepturen werden automatisch zahlreiche Informationen abgeleitet:

• Herstellmengen
• Liter, Kilogramm und Liter Alkohol
• Alkoholstärke
• Kontraktion und Verschnittwasser
• Extraktgehalt
• Säuregehalt
• Litergewicht
• Brennwert
• Kalkulation
• Deklarationen
• Produktspezifikationen
• Herstellanweisungen
• Bestandsbewegungen
• Rückverfolgungsdaten

Auch Rohstoffe ohne eigene Zutaten können berechnet werden. Dadurch dient das Berechnungsfenster beispielsweise als praktischer Umrechner, etwa von Kilogramm in Liter oder von Litern in Liter Alkohol.

Das Berechnungsfenster als Arbeitszentrum

Das Berechnungsfenster ist einer der wichtigsten Arbeitsbereiche des Programms. Dort werden Rezepturen nicht nur auf eine gewünschte Menge berechnet, sondern gleichzeitig auf Bestände, Losnummern, Kosten, Ausstattung, Alkoholstärke, Extrakt, Säure und weitere Parameter geprüft.

Eine Berechnung kann auf unterschiedliche Weise gestartet werden. Der Anwender kann eine Zielmenge in Liter, Kilogramm oder Liter Alkohol vorgeben. Zusätzlich kann eine Rezeptur auch über die Menge einer bestimmten Zutat berechnet werden. Dadurch lassen sich praktische Fragen direkt beantworten, zum Beispiel:

 

 

oder:

 

 

Bereits während der Berechnung zeigt Rezeptbuch Pro an, ob die benötigten Zutaten in ausreichender Menge vorhanden sind. Die Zutatenzeilen werden farblich markiert:

• Grün bedeutet: Bestand ausreichend.
• Gelb bedeutet: Bestand reicht aus, fällt aber unter den Meldebestand.
• Rot bedeutet: Bestand reicht für die geplante Herstellung nicht aus.

Zusätzlich werden die zu verwendenden Losnummern angezeigt. Der Anwender sieht dadurch bereits vor der Herstellung, welche Chargen verwendet werden, welche Bestände betroffen sind und ob die Herstellung mit den vorhandenen Materialien durchgeführt werden kann.

Ein besonderes Element ist das * im Rezepturtext. Diese Markierung kennzeichnet eine Zutat, deren Menge vom Programm automatisch berechnet wird. So kann das Programm beispielsweise die notwendige Menge an hochprozentigem Alkohol und das erforderliche Verschnittwasser berechnen, damit eine Rezeptur auf Zielmenge und Zielstärke „aufgeht“.

Rezepturen ohne * werden als Mischungsrechnungen behandelt. In diesem Fall wird nicht auf eine Zielmenge oder Zielstärke gerechnet, sondern ermittelt, was aus den tatsächlich angegebenen Zutaten entsteht.

Während einer laufenden Berechnung kann die Rezeptur außerdem direkt angepasst werden. Zutaten können verändert, hinzugefügt oder entfernt werden, ohne zunächst in das Rezepturstammblatt wechseln zu müssen. Die geänderte Rezeptur kann sofort neu berechnet, geprüft und bei Bedarf direkt aus der Berechnung heraus dauerhaft gespeichert werden. Dadurch eignet sich das Berechnungsfenster nicht nur für die Produktion, sondern auch für Produktentwicklung und Rezepturoptimierung.

Integrierte Alkoholtafeln 1 bis 6

Ein besonderer Schwerpunkt von Rezeptbuch Pro ist die vollständige Integration der Alkoholtafeln 1 bis 6. Diese stehen nicht als separates Hilfsprogramm neben dem System, sondern sind direkt in die Arbeitsabläufe eingebunden.

Die Alkoholtafeln werden unter anderem verwendet für:

• Umrechnung zwischen Liter, Kilogramm und Liter Alkohol
• Temperaturkorrekturen
• Berechnung von Liter Alkohol
• Berechnung von Litergewicht und Dichte
• Aufstärken und Herabsetzen
• Bestandsberechnungen
• Plausibilitätsprüfungen von Messwerten
• Rezepturberechnungen alkoholhaltiger Produkte

Dadurch muss der Destillateur nicht zwischen Rezeptursoftware, Taschenrechner und gedruckten Alkoholtafeln wechseln. Die notwendigen Berechnungen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.

Besonders praktisch ist die Funktion „Werte aus der Alkoholtafel“. Dort können beispielsweise Spindelablesung, Temperatur und Menge eingegeben werden. Das Programm berechnet daraus die korrigierten Werte und die entsprechenden Liter Alkohol. Auch andere Kombinationen von Eingabewerten können verarbeitet werden.

Die Tafeln sind dabei nicht einfach als gescannte Tabellen hinterlegt. Die Werte werden aus den zugrunde liegenden Berechnungsformeln ermittelt. Dadurch können auch Zwischenwerte verarbeitet werden, die in gedruckten Tabellen wegen Rundung oder Schrittweite nicht direkt enthalten sind.

Automatisch erzeugte Produktspezifikationen

Ein besonderer Vorteil von Rezeptbuch Pro liegt darin, dass Produktspezifikationen nicht separat gepflegt werden müssen. Die Spezifikation wird beim Drucken oder PDF-Export automatisch aus den aktuellen Rezeptur- und Berechnungsdaten erzeugt.

Dabei können unter anderem Werte wie:

• Alkoholgehalt
• Litergewicht
• Trockenmasse
• Extraktgehalt
• Säuregehalt
• Zucker
• Kohlenhydrate
• Brennwert
• weitere Labor- oder Spezifikationswerte sind frei definierbar, z.B. Fett, Ballaststoffe, Methanol, Ester usw....

direkt aus der Rezeptur berechnet und in der gewünschten Einheit ausgegeben werden.

Im Rezepturstammblatt wird festgelegt, welche Werte in der Spezifikation erscheinen sollen und in welcher Einheit diese dargestellt werden, zum Beispiel Gramm pro 100 Milliliter oder Gramm pro Liter. Die eigentlichen Werte werden nicht doppelt gepflegt, sondern aus der aktuellen Rezeptur berechnet.

Dadurch bleiben Rezeptur, Berechnung und Spezifikation konsistent. Wenn sich eine Rezeptur ändert, ändern sich auch die daraus abgeleiteten Spezifikationswerte. Das reduziert Pflegeaufwand und verhindert typische Fehler, die entstehen können, wenn Produktspezifikationen manuell neben der eigentlichen Rezeptur geführt werden.

Deklarationen (und andere Eigenschaften einer Rezeptur) nur an der Quelle pflegen

Deklarationen werden in Rezeptbuch Pro dort gepflegt, wo sie tatsächlich entstehen: an der jeweiligen Rohware, Zutat oder Unterrezeptur.

Ein Allergen, ein Zusatzstoff, ein Farbstoff oder ein deklarationspflichtiger Bestandteil muss also nicht in jeder Fertigrezeptur erneut eingetragen werden. Die Information wird einmal an der Quelle hinterlegt.

Bei der Berechnung einer Rezeptur durchsucht das Programm die gesamte Rezepturstruktur rekursiv. Dabei werden nicht nur die direkten Zutaten betrachtet, sondern auch alle Unterrezepturen und deren Bestandteile – unabhängig davon, wie tief die Rezeptur verschachtelt ist.

Dadurch sammelt Rezeptbuch Pro automatisch alle relevanten Deklarationen aus der gesamten Struktur ein.

Beispielhaft:

 

 

Die Deklaration muss nur beim eigentlichen Ursprung eingetragen werden. Wird dieser Rohstoff später in vielen Produkten verwendet, erscheint die Deklaration automatisch überall dort, wo sie aufgrund der Rezeptur erforderlich ist.

Das reduziert doppelte Datenpflege und verringert das Risiko, deklarationspflichtige Bestandteile in komplex verschachtelten Rezepturen zu übersehen.

Änderungen mit vollständiger Auswirkungsanalyse

Änderungen an Rezepturen werden in Rezeptbuch Pro nicht nur als einfache Feldänderung protokolliert. Beim Speichern einer Rezeptur werden die alte und die neue Version vollständig berechnet und miteinander verglichen.

Dadurch wird nicht nur dokumentiert, was geändert wurde, sondern auch, welche Auswirkungen diese Änderung hatte.

Ändert sich beispielsweise eine Zutat oder deren Menge, können sich gleichzeitig ändern:

• Alkoholstärke
• Extraktgehalt
• Säuregehalt
• Litergewicht
• Brennwert
• Zucker
• Kalkulation
• Deklarationen
• Spezifikationswerte

Diese Auswirkungen werden ebenfalls im Änderungsprotokoll festgehalten. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wie sich eine Änderung fachlich auf das Produkt ausgewirkt hat.

Da Rezepturen beliebig ineinander verschachtelt werden können, kann eine Änderung an einer Rohware, einem Aroma, einem Sirup oder einer Ausstattung viele andere Produkte betreffen. Rezeptbuch Pro kann ermitteln, welche Rezepturen direkt oder indirekt von einer Änderung abhängig sind. Auf Wunsch können diese abhängigen Rezepturen automatisch neu berechnet und aktualisiert werden.

So bleiben nicht nur einzelne Rezepturen aktuell, sondern auch alle darauf aufbauenden Produkte, Spezifikationen, Kalkulationen und Deklarationen konsistent.

Rückverfolgung und Mock Recall in kurzer Zeit

Die Rückverfolgbarkeit entsteht in Rezeptbuch Pro nicht durch zusätzliche Listen, sondern automatisch durch die Buchungen im täglichen Betrieb.

Ein typischer Ablauf lautet:

 

 

Jeder Wareneingang erhält eine Losnummer. Jede Herstellung verwendet konkrete Lose und erzeugt ein neues Los. Bereits im Berechnungsfenster werden die voraussichtlich zu verwendenden Losnummern angezeigt. Nach dem Verbuchen der Herstellung entstehen daraus automatisch die notwendigen Bestandsbewegungen und Rückverfolgungsdaten.

Bei Abfüllungen können zusätzlich Flaschenlose, Verschlusslose und Rückstellproben dokumentiert werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Rohstoffe, Zwischenprodukte, Verpackungen und Abfüllungen an einem Produkt beteiligt waren.

Die Rückverfolgung ist nicht auf die direkte Zutatenliste beschränkt. Auch verschachtelte Rezepturen werden rekursiv aufgelöst. Selbst wenn ein Produkt aus mehreren Unterrezepturen besteht, die wiederum eigene Unterrezepturen enthalten, kann das System die Herkunft bis zur ursprünglichen Quelle verfolgen.

Ein Mock Recall kann dadurch in sehr kurzer Zeit durchgeführt werden. Ausgehend von einem Fertigprodukt aus dem Herstellbuch lässt sich nachvollziehen:

• welche Rohstoffe verwendet wurden
• welche Losnummern beteiligt waren
• aus welchen Wareneingängen diese stammen
• welche Zwischenprodukte enthalten sind
• welche Abfüllungen betroffen sind
• welche Verpackungschargen verwendet wurden
• welche Rückstellproben, Bewertungen oder Messungen dazu gehören

Darüber hinaus endet die Rückverfolgung nicht bei der reinen Materialbewegung. Verbundene Dokumente können ebenfalls bis zur Quelle verfolgt werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Produktspezifikationen
• Sicherheitsdatenblätter
• Analysezertifikate
• Lieferantendokumente
• technische Datenblätter

Damit liefert die Rückverfolgung nicht nur die Antwort auf die Frage:

Welche Zutat steckt in welchem Produkt?

sondern auch:

Welche Dokumente, Spezifikationen und Nachweise gehören zu dieser Zutat oder diesem Ursprungslos?

Gerade für Audits, Kundenanfragen, Reklamationen oder Rückrufübungen ist diese Verbindung besonders wichtig.

Herstellbuch, Schwund und Zoll

Das Herstellbuch dokumentiert alle verbuchten Herstellungen. Dabei werden Herstellmenge, Schwund und Endmenge getrennt ausgewiesen. Für jede Rezeptur kann ein eigener Schwundsatz hinterlegt werden.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Herstellbuchung und Versandbuchung. Bei einer normalen Herstellbuchung wird der Schwund von der berechneten Menge abgezogen. Bei einer Versandbuchung wird die Berechnungsmenge vorab so erhöht, dass nach Abzug des Schwunds die gewünschte Liefermenge übrig bleibt. Dadurch stimmen Lieferschein und Lagerbuch auch bei kundengenauer Fertigung überein.

Für Zollzwecke können Lagerbücher vollständig oder in angepasster Form ausgegeben werden. Alkoholfreie Zutaten können ausgeblendet und sensible Rezepturbestandteile verschleiert werden. Der Zoll erhält damit die notwendigen Informationen, ohne dass Betriebsgeheimnisse offengelegt werden.

Ausstattungen, Materialkalkulation und vollständige Gebindekalkulation

 

Verbundene Dokumente und Adressbuch

Rezeptbuch Pro kann Dokumente direkt mit Rezepturen, Rohstoffen, Kunden, Lieferanten oder anderen Adressen verbinden. Dazu gehören beispielsweise:

• Produktspezifikationen
• Sicherheitsdatenblätter
• Analysezertifikate
• Lieferantendokumente
• technische Datenblätter
• interne Dokumente

Das Adressbuch ist dabei nicht nur eine einfache Kontaktliste. Rezepturen können mit einer oder mehreren Adressen verknüpft werden. Dadurch lassen sich zu einem Lieferanten beispielsweise alle zugehörigen Rohstoffe, Dokumente, Bestellungen oder Lieferungen anzeigen. Ebenso können zu einem Kunden kundenspezifische Rezepturen, Lieferscheine, Muster oder Dokumente gefunden werden.

Damit wird das Adressbuch zu einer zentralen Verbindung zwischen Geschäftspartnern und den zugehörigen Rezepturen, Dokumenten und Vorgängen.

Arbeitsplan, Zutatenliste und Bestellfunktion

Der Arbeitsplan unterstützt die tägliche Organisation im Betrieb. Er kann Produktionsaufträge, Arbeitsaufträge, Reinigungen, Wartungen, Kontrollaufgaben oder wiederkehrende Tätigkeiten enthalten. Aufträge können Mitarbeitern zugewiesen, priorisiert, als „in Arbeit“ markiert und in Arbeitstagen geplant werden.

Produktionsaufträge können direkt mit Rezepturen und Mengen verbunden werden. Dadurch sieht der Anwender im Arbeitsplan nicht nur eine allgemeine Aufgabe, sondern eine konkrete geplante Herstellung.

Besonders wichtig ist die Zutatenliste aus dem Arbeitsplan. Für die im Arbeitsplan angezeigten Aufträge kann das Programm automatisch ermitteln:

• welche Rohstoffe benötigt werden
• welche Zwischenprodukte benötigt werden
• welche Mengen insgesamt gebraucht werden
• welche Bestände vorhanden sind
• welche Fehlmengen entstehen

Die Liste zeigt damit nicht nur den Bedarf eines einzelnen Auftrags, sondern den gesamten Materialbedarf des angezeigten Planungszeitraums. Fehlende Zutaten können direkt aus dem Arbeitsplan heraus bestellt werden. 

Zusätzlich überwacht Rezeptbuch Pro Meldebestände. Im Hauptfenster erscheinen Bestandswarnungen für Rezepturen, deren Bestand unter den Meldebestand gefallen ist. Für Standardprodukte können automatische Anfragen erzeugt werden, sobald der Bestand zu niedrig wird.

Lieferscheine, Abfüllung und Verpackungsrückverfolgung

Lieferscheine können einer Adresse zugeordnet werden und beliebig viele Produkte sowie beliebig viele Behälter enthalten. Die Erfassung kann über Brutto- und Taragewicht erfolgen. Das Programm berechnet daraus Nettogewicht, Liter, Kilogramm und Liter Alkohol.

Aus dem Lieferschein heraus können Bestände geprüft, fehlende Mengen hergestellt und Abgänge verbucht werden. Nach der Verbuchung werden die verwendeten Losnummern auf dem Lieferschein dokumentiert. Auch Rückstellproben können direkt mit dem Liefervorgang verbunden werden.

Die Abfüllung kann zusätzlich Verpackungschargen wie Flaschen- und Verschlusslose erfassen. Dadurch reicht die Rückverfolgung nicht nur bis zum fertigen Produkt, sondern auch bis zu den verwendeten Verpackungsmaterialien.

Auswertungen und Statistiken

Rezeptbuch Pro bietet umfangreiche Auswertungen auf Basis der vorhandenen Daten. Das Herstellbuch kann grafische und tabellarische Auswertungen erzeugen, beispielsweise Liter, Kilogramm oder Liter Alkohol vor und nach Schwund, nach Monaten oder Jahren gruppiert.

Auch Ranglisten nach Rezepturen sind möglich. So lässt sich schnell erkennen, welche Produkte über einen bestimmten Zeitraum die größten Mengen oder die meisten Liter Alkohol ausmachen.

Da Auswertungen auf der aktuellen Auswahl im Hauptfenster oder Herstellbuch basieren, können auch ganze Rezepturgruppen ausgewertet werden. Die Auswahl kann über Bezeichnung, Stichworte, Adressen oder erweiterte Kriterien erfolgen.

Bedienung über Verknüpfungen

Viele angezeigte Objekte sind im Programm anklickbar. Rezepturen, Losnummern, Dokumente oder Bestände können direkt aus ihrem Kontext geöffnet werden.

Ein Klick auf eine Losnummer öffnet den Losnummernverlauf. Ein Klick auf eine Rezeptur löst eine neue Suche aus.

Zusätzlich gibt es Funktionen wie:

• alle direkten Zutaten auflisten
• alle direkten und indirekten Zutaten auflisten
• alle direkten abhängigen Rezepturen auflisten
• alle direkten und indirekten abhängigen Rezepturen auflisten

Diese Suchen werden in der Abfragehistorie gespeichert und können über Vor- und Zurück-Funktionen erneut aufgerufen werden. Dadurch arbeitet das Programm weniger wie eine starre Modulsammlung und mehr wie ein vernetztes System, in dem man den Beziehungen folgt.

Zusammenfassung

Rezeptbuch Pro ist besonders für Spirituosenbetriebe geeignet, die echte Produktion, Steuerlager, Rezepturentwicklung, Rückverfolgbarkeit und Auditanforderungen abbilden müssen.

Die größte Stärke liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern im durchgängigen Zusammenspiel:

 

 

Diese Architektur sorgt dafür, dass Daten nur einmal erfasst werden und anschließend in vielen Zusammenhängen genutzt werden können. Eine Rezepturänderung beeinflusst Berechnung, Kalkulation, Spezifikation, Deklarationen und abhängige Produkte. Rezeptbuch Pro kann die davon betroffenen Rezepturen ermitteln und auf Wunsch automatisch neu berechnen. Änderungen werden dabei nicht nur als Eingabeänderung protokolliert, sondern auch mit ihren fachlichen Auswirkungen dokumentiert.

Eine Buchung erzeugt Bestände, Historie und Rückverfolgung. Eine Auswahl kann Grundlage für Statistik, Herstellung oder Dokumentation sein.

Das Programm erfordert Einarbeitung, weil es nicht der klassischen Denkweise „Rohstoff hier, Rezeptur dort, Fertigware separat“ folgt. Sobald der Grundgedanke verstanden ist, dass alles als Rezeptur betrachtet wird und die Funktionen verschiedene Sichten auf dieselben Daten sind, wird die Arbeitsweise jedoch sehr logisch.

Fazit

Rezeptbuch Pro ist keine einfache Rezeptursammlung. Das Programm bildet die Arbeitsweise eines Spirituosenbetriebs in ungewöhnlicher Tiefe ab. Es verbindet Rezepturberechnung, Alkoholtafeln, Produktion, Lager, Schwund, Zoll, Qualität, Kalkulation, Ausstattung, Lieferscheine, Rückverfolgung, Dokumente, Adressbuch, Arbeitsplanung, Bestellungen und Statistik auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Für Betriebe, die ihre Rezepturen, Bestände, Herstellprozesse und Rückverfolgung nachvollziehbar und prüfungssicher verwalten möchten, bietet Rezeptbuch Pro einen sehr spezialisierten und praxisnahen Ansatz.

Kurz zusammengefasst:

Rezeptbuch Pro verwaltet nicht nur Rezepturen. Es verwaltet das betriebliche Wissen eines Spirituosenherstellers in berechenbarer, rückverfolgbarer und auswertbarer Form.